I. Introduction : Informations générales

ITSCI est un initiative conjointe de l'industrie qui vise à satisfaire aux principes, normes et processus de diligence raisonnable des Principes directeurs de l'OCDE[1] et permettre la coopération entre les entreprises pour faciliter la gestion responsable de la chaîne d'approvisionnement. ITSCI informe la gestion des risques et la diligence raisonnable plus large des entreprises en fournissant des informations, des outils et des conseils.[2]

Responsible minerais Initiative (RMI) est une initiative multisectorielle visant à soutenir la diligence raisonnable dans la chaîne d'approvisionnement mondiale minerais ; et son Responsible minerais Assurance Process (RMAP) est un programme d'évaluation par une tierce partie indépendante pour les fonderies et les raffineries.

L'OCDE explique que lorsque les entreprises recourent à des initiatives sectorielles, ces "les entreprises conservent la responsabilité pour vérifier les informations qu'elles reçoivent, les exploiter et les adapter aux spécificités de leurs propres opérations et chaînes d'approvisionnement, et pour s'assurer que l'initiative ou toute autre source d'information est crédible. Les [entreprises] devraient identifier les éléments de la diligence raisonnable que l'initiative les aide à remplir et communiquer de manière responsable sur la portée et les limites de l'initiative dans le cadre de leur rapport de diligence raisonnable et de leur communication aux parties prenantes concernées."[3].

L'OCDE fournit un Évaluation de l'alignement (AA) méthodologie et outil afin que "les diverses parties prenantes qui surveillent la mise en œuvre des principes directeurs de l'OCDE disposent d'un moyen solide pour évaluer les programmes de l'industrie afin de soutenir la mise en œuvre cohérente des recommandations et des principes des principes directeurs de l'OCDE".[4]. Le site ITSCI et le RMAP de l'IRM sont des initiatives/programmes sur la gestion responsable de la chaîne d'approvisionnement[5] mais ont chacune un champ d'application distinct. L'OCDE "encourage vivement les initiatives à publier des rapports d'AA détaillés, comprenant des conclusions, des analyses et des notations détaillées ainsi que des informations sur la méthodologie d'évaluation (telles que les méthodes d'échantillonnage, le nombre d'entretiens réalisés et des informations sur les types de parties prenantes consultées) ; des outils d'évaluation complets, comprenant une analyse détaillée critère par critère, des notations et une liste de preuves".[6].

Il existe des possibilités d'accords de reconnaissance et d'autres activités de collaboration et de gains d'efficacité entre des initiatives alignées et crédibles. La reconnaissance peut contribuer à renforcer la crédibilité et la confiance dans les initiatives bien conçues et à réduire la fatigue de l'évaluation.[7]

II. Engagement, processus et engagements entre ITSCI et la RMI en vue de la ITSCI reconnaissance par l'IGR

Ce document comprend deux pièces jointes (non publiques) mentionnées ci-dessous

  • Annexe 1 : Accord de non-divulgation entre ITSCI et l'IGR
  • Annexe 2 : Exemple de tableaux trimestriels d'incidents (QIT) mis à la disposition du RMI
  • Objectifs

Avec ce document, l'IGR et ITSCI clarifient et confirment de manière transparente la compréhension mutuelle de nos organisations concernant l'engagement, le processus et les engagements relatifs au processus de reconnaissance de l'IGR pour les ITSCI en tant que mécanisme en amont.

L'approche est solide et permettra une reconnaissance significative. Le site ITSCI et l'IGR soutiennent les lignes directrices de l'OCDE, ainsi que les objectifs et les principes du partage d'informations sur les AA, de l'autodéclaration par les initiatives et des vérifications ponctuelles programmatiques fondées sur le risque par les utilisateurs.[8]

La portée et l'étendue de l'évaluation de l'alignement ITSCI La portée et l'étendue de l'évaluation de l'alignement et de la reconnaissance de l'IGR seront communiquées de manière transparente afin de faciliter la compréhension des entreprises participantes, tout en soulignant que les entreprises conservent leurs responsabilités individuelles en matière de diligence raisonnable, tout en faisant appel à l'une ou l'autre des initiatives, mais sans s'y fier uniquement.

Ce document s'inscrit dans le cadre du processus de reconnaissance de l'IGR dans la mesure où il fournit une clarification détaillée de ce processus tel qu'il est mis en œuvre concernant le ITSCI programme. Il est noté que ITSCI et l'IGR conservent le plein contrôle et la responsabilité de leur propre gouvernance, gestion, prise de décision et fonctionnement et la reconnaissance ne fournit ni n'implique aucun contrôle d'une initiative sur l'autre.

  • Les engagements globaux de ITSCI et du RMI

ITSCI s'engage à s'engager dans la reconnaissance du RMI selon le contenu de ce document, qui clarifie le rôle de la Commission européenne dans la reconnaissance du RMI. Processus de reconnaissance de l'IGR en ce qui concerne ITSCI. ITSCI et l'IGR conviennent que l'engagement et l'échange d'informations ont pour seul but de permettre à l'IGR de comprendre ITSCI telle qu'évaluée par l'AA, aux fins de la reconnaissance de l'IGR. Un accord distinct de NDA fourni par ITSCI accompagnera ce document et ITSCI ITSCI.

Le rapport et l'outil ITSCI Le rapport et l'outil de l'AA, y compris l'onglet "gouvernance", devraient être finalisés au cours du premier trimestre de 2023, à moins que d'autres problèmes externes ayant une incidence sur le rapport et échappant au contrôle de l'UE ne surviennent. ITSCILa Commission publiera le rapport dès qu'il sera finalisé. ITSCI L'IGR publiera le rapport dès qu'il sera finalisé, et au plus tard neuf semaines avant le 1er juillet 2023. ITSCI selon le calendrier prévu dans le processus de reconnaissance de l'IGR.

  • Les informations de la deuxième AA de ITSCI à la disposition du RMI

La deuxième évaluation indépendante de l'alignement de ITSCI est actuellement en cours, conformément à la public engagement pris à ce sujet. ITSCI s'engage à se soumettre tous les 5 ans à une AA selon la dernière méthodologie disponible de l'OCDE, réalisée par un évaluateur tiers crédible, qualifié et indépendant qui fournira un jugement d'expert sur l'alignement et la mise en œuvre de la stratégie de développement durable. ITSCI via les informations listées ci-dessous.

ITSCI soutient les considérations de l'OCDE visant à accroître la transparence des méthodes d'évaluation et des résultats, y compris par exemple par la publication obligatoire d'informations.[9] Le rapport de l'AA et l'outil de l'AA seront donc publiés sur le ITSCI site web pour référence publique, y compris pour utilisation par l'IGR.

Le rapport public de l'AA de ITSCI fournira une description claire de la manière dont l'AA a été réalisée en se référant à la méthodologie de l'OCDE :

  • Les qualifications de l'évaluateur principal et des évaluateurs d'alignement qui le soutiennent, leur expérience pertinente démontrée et leur déclaration de conflit d'intérêts.
  • Le processus d'AA suivi (planification, examen des documents, entretiens, ombres, analyse et conclusions) et les délais.
  • une liste de preuves telles que des documents ou des ombres, en respectant la confidentialité et les détails commerciaux[10]
  • L'approche de l'engagement des parties prenantes, y compris les utilisateurs potentiels du rapport d'AA, ou tout groupe de parties prenantes.
  • Une liste de consultation des parties prenantes respectant la confidentialité et les détails des informateurs.[11]

Le rapport public AA de ITSCI fournira également des descriptions claires de ITSCI et les conclusions de l'AA, y compris les éléments suivants :

  • Le champ d'action de ITSCIactivités de l'entreprise
  • Principales forces et principaux domaines d'amélioration potentielle pour ITSCI
  • ITSCIL'approche globale de la diligence raisonnable de l'UE
  • ITSCILes activités de l'entreprise qui soutiennent les entreprises dans chacune des 5 étapes des lignes directrices de l'OCDE.
  • Responsabilités spécifiques de ITSCI
  • Une déclaration facultative de ITSCI concernant le résultat de l'AA

L'outil public AA de ITSCIà l'exclusion du texte confidentiel identifiant des personnes, ou des informations commercialement confidentielles, fournira les éléments suivants :

  • Indications claires de la notation de l'alignement par rapport à chaque critère de l'outil
  • Commentaire suffisant de l'évaluateur pour indiquer la pertinence de chaque critère et sur quelle base la notation a été déterminée pour chacune des normes et de la mise en œuvre

Dans le cadre du ITSCI Stakeholder Group (SG), l'IGR sera invité à la présentation de l'AA afin d'apprendre et de discuter des résultats et de poser des questions de clarification sur les résultats de l'AA, auxquelles il pourra choisir de répondre de manière bilatérale ou publique. ITSCI pourront choisir de répondre de manière bilatérale ou publique. L'IGR sera également invité ITSCI à présenter les résultats de l'AA lors de l'appel du comité directeur de l'IGR ou de l'appel trimestriel des parties prenantes de l'IGR. De même, les membres de l'IGR seront les bienvenus pour rejoindre ITSCI en tant que membre ou à participer aux réunions organisées par ITSCI pour les entreprises en aval.

  • ITSCI les informations sur les incidents et un échantillon d'alertes dont dispose l'IGR pendant la période de reconnaissance

ITSCI les tableaux d'incidents sont disponibles de manière transparente, régulièrement, en ligne et gratuitement pour permettre à toutes les parties prenantes et aux systèmes de reconnaissance, y compris l'IGR, de comprendre et d'effectuer un suivi continu et un examen de diligence raisonnable des mesures d'atténuation, des mesures d'amélioration et des résultats finaux. ITSCI Les tableaux d'incidents fournissent des informations sur tous les risques identifiés par zone nationale ou sous-nationale, y compris les suivants :

  • Catégorie et niveau de gravité
  • Emplacement (y compris le site de la mine, le cas échéant) et pertinence par rapport à l'étiquette minerais
  • Entreprises responsables, services gouvernementaux et autres acteurs concernés
  • Résumé des allégations ayant conduit à l'incident
  • Mesures d'atténuation suggérées et mise à jour des résultats
  • Groupes de parties prenantes locales pertinentes et dates de discussion
  • Délais et date de clôture

ITSCI les incidents sont clos après 6 mois, qu'ils soient non concluants, résolus ou non résolus, car ce délai reflète les attentes en matière d'atténuation des risques de l'annexe II de l'OCDE. Toutes les catégories sont incluses dans les tableaux d'incidents. Les informations sensibles et non vérifiées contenues dans les tableaux d'incidents avant 6 mois et la clôture de l'incident ne sont pas considérées comme appropriées pour être partagées en dehors ITSCI les entreprises, les parties prenantes locales et les autorités compétentes qui ont besoin de ces informations pour évaluer leur propre chaîne d'approvisionnement et prendre leurs propres mesures.

En outre, et après signature d'un accord de non-divulgation [Annexe 1] par l'IGR, des tableaux d'incidents clos contenant les mêmes champs d'information que ceux énumérés ci-dessus seront mis à disposition dans des délais sensiblement accélérés pour permettre un examen trimestriel en temps utile des incidents clos (avant fin janvier, avril, juillet, octobre respectivement pour la période précédente). ITSCI contenant les mêmes champs d'information que ceux énumérés ci-dessus seront mis à disposition dans des délais considérablement accélérés afin de permettre un examen rapide des incidents clos sur une base trimestrielle (avant la fin des mois de janvier, avril, juillet et octobre, couvrant respectivement le trimestre précédent [voir l'exemple des tableaux trimestriels d'incidents (QIT) pour l'IGR en annexe 2].

Par exemple, les incidents ouverts au cours du premier trimestre d'une année, janvier-mars, seront clôturés après 6 mois (c'est-à-dire au plus tard en septembre), puis mis à la disposition de l'IGR à la fin du mois suivant, c'est-à-dire en octobre, ce qui donne ITSCI octobre, ce qui laisse suffisamment de temps pour collecter et préparer les données. Cela signifie que les incidents auront entre 7 et 9 mois (sur la base du mois où ils ont été ouverts). En utilisant cette méthodologie, l'IGR ne recevra aucun incident de plus de 9 mois. ITSCI partagera des exemples d'alertes avec l'IGR en utilisant la même approche que pour les tableaux trimestriels d'incidents, c'est-à-dire trois alertes par trimestre correspondant à un incident clos qui aura entre 7 et 9 mois au moment du partage. Ni les tableaux trimestriels d'incidents ni les exemples d'alertes ne seront utilisés par l'IGR pour informer, suivre, effectuer ou réviser un audit du PAMR d'une entreprise individuelle, ni communiqués sous quelque forme que ce soit aux membres de l'IGR. Les informations servent uniquement à permettre la compréhension interne de l'IGR des ITSCI activités programmatiques.

ITSCI partageront les informations sur les incidents et les alertes comme décrit ci-dessus pendant toute la période de reconnaissance de l'IGR de ITSCI.

  • ITSCI Rapport annuel

ITSCI Les rapports annuels fournissent des informations sur les ITSCI Les rapports annuels fournissent des informations sur les activités en cours et les réalisations du programme et montrent la mise en œuvre continue des principes de transparence, de diligence raisonnable de la chaîne d'approvisionnement et d'amélioration progressive continue décrits dans les lignes directrices de l'OCDE sur la diligence raisonnable. Les rapports annuels sont rendus publics via le ITSCI site web et comprennent les informations suivantes :

  • Amélioration progressive et continue de la mise en œuvre, y compris de toute recommandation potentielle d'amélioration ou de lacunes identifiées dans l'AA, en fonction des priorités et des ressources disponibles.
  • Changements majeurs des systèmes ou du contexte opérationnel, y compris les défis
  • Une analyse de la collecte, de la classification, de la communication et de la résolution des incidents, ainsi qu'un aperçu des résultats obtenus sur la base des politiques et des procédures.
  • Informations sur les réunions et les formations des parties prenantes

Les rapports annuels comprendront des commentaires sur les résultats de l'AA, y compris les plans d'amélioration pour l'année à venir afin de combler les lacunes potentielles de l'AA, ainsi que les réalisations de l'année écoulée. ITSCI communiquera publiquement sur les progrès réalisés pour combler les lacunes et apporter des améliorations par le biais de rapports annuels ou d'autres moyens de communication, au moins une fois par an, y compris pendant la période de reconnaissance par l'IGR de ITSCI.

Les améliorations continues mises en œuvre par ITSCI peuvent en outre être signalées par d'autres ITSCI canaux de communication, à la discrétion de ITSCI; par exemple, des déclarations, des communiqués de presse, des récits du terrain.

  • ITSCI Groupe de parties prenantes

L'IGR a été invité et participe au groupe des parties prenantes (SG) au niveau international qui a lieu tous les trimestres et dont les objectifs sont les suivants :

  • Expliquer ITSCIet fournir des mises à jour, y compris les principaux défis, changements et améliorations (y compris ceux suggérés par une AA).
  • Promouvoir un dialogue constructif et échanger des idées
  • Permettre à toutes les parties prenantes de poser des questions concernant la mise en œuvre en cours, y compris les améliorations continues.

L'engagement des parties prenantes offert par ITSCI offre également des opportunités directes supplémentaires pour comprendre l'AA et les activités en cours à l'appui des principes de diligence raisonnable de la chaîne d'approvisionnement et de l'amélioration progressive continue décrits dans le guide de l'OCDE sur la diligence raisonnable.

  • ITSCI mécanisme de dénonciation

ITSCI offre un mécanisme d'alerte précoce via notre site web et localement en RDC via une ligne téléphonique gratuite et anonyme.

  • Procédures de réclamation

Les doléances concernant le ITSCI programme reçues par l'IGR seront transmises par l'IGR à ITSCI selon le principe établi de désescalade et de traitement au niveau le plus bas. Tout grief de ce type sera enregistré et géré par le mécanisme d'incidents. ITSCI mécanisme d'incidents.

Les griefs transmis par le RMI concernant les entreprises participant au programme ITSCI programme peuvent également être transmis par ITSCI aux mécanismes de l'entreprise selon le même principe de désescalade.

Tout grief reçu sera d'abord examiné par l'IGR en confirmant les sources au mieux de ses capacités, avant d'être transmis à l'IGR. ITSCIainsi que toute preuve fournie à l'IGR. Le processus de vérification peut entraîner le rejet des griefs si le grief :

  • Est déterminé hors champ au moment de la soumission ou pendant le processus de révision.
  • Semble avoir été fait avec une intention malveillante, portant délibérément atteinte à la réputation d'une personne ou d'un organisme.
  • Il s'avère qu'il a été fait dans le but délibéré d'obtenir un gain financier et/ou qu'il est lié à une concurrence commerciale et/ou à tout autre conflit d'intérêts manifeste.

Toutes les doléances transmises par l'IGR à ITSCI feront l'objet d'un suivi par ITSCI dans un délai de 6 mois par le biais d'un incident initial et, si la résolution nécessite un délai supplémentaire, par le biais d'incidents de suivi pour des périodes supplémentaires de 6 mois jusqu'à la résolution dans la mesure du possible. Le délai global pour parvenir à une résolution peut donc dépasser 6 mois. Les résultats de la gestion des griefs seront disponibles pour l'IGR par le biais du partage des QIT, qui démontreront les actions prises par le programme pour atténuer le grief. ITSCI programme pour atténuer le grief, menant à sa résolution ou à sa non-résolution. La non-résolution d'un grief peut échapper au contrôle ou à la responsabilité du programme. ITSCI programme.

Une révision du ITSCI statut de reconnaissance peut avoir lieu en cas de manque d'efforts de bonne foi de la part du ITSCI programme pour traiter le grief, comme en témoignent les QIT. Bien que la diligence raisonnable soit progressive dans le cadre de mesures limitées dans le temps, on s'attend à ce que la flexibilité soit appliquée dans les contextes à haut risque et complexes dans lesquels CAHRA ITSCI fonctionne. Dans les cas où les griefs sont renvoyés à l'IGR après avoir été transmis à l'ACRSA, l'IGR suivra sa procédure de règlement des griefs. ITSCIL'IGR suivra son processus de mécanisme de règlement des griefs.

  • Le seuil de reconnaissance du RMI

Les seuils de reconnaissance de l'IGR pour ITSCI et la reconnaissance du futur mécanisme en amont sont équivalents aux seuils d'alignement de la méthodologie de l'OCDE. ITSCI seront évalués selon la méthodologie de l'OCDE et donc en utilisant le système de notation de cette méthodologie. Cela signifie que le statut de "pleinement aligné" sera atteint lorsque les scores suivants seront atteints :

  • 100% pour la section A (Principes généraux de diligence raisonnable dans les normes du programme)
  • 80% ou plus pour la section B (Alignement des exigences du programme sur le cadre de diligence raisonnable en cinq étapes) et C (Responsabilités spécifiques des programmes) et
  • Aucun critère "non conforme".

ITSCI s'engage à respecter le principe général d'amélioration progressive et s'efforcera continuellement d'augmenter son taux d'alignement, en tenant compte du contexte local, des conditions et des fonds disponibles.

Tout seuil qui diffère de la méthodologie de l'OCDE ne sera pas requis pour la reconnaissance.

Enfin, ITSCI travaillera avec l'IGR pour fournir une session de formation de base d'une à deux heures pour les auditeurs du RMAP sur le système de gestion de la qualité. ITSCI système au cours de la première année de reconnaissance. ITSCI partagera le contenu de la formation des auditeurs du RMAP avec l'IGR ainsi qu'avec les fonderies participant au RMAP. ITSCI fonderies participant au RMAP. Dans le cadre des processus ITSCI réguliers, ITSCI organisera également une formation pour les fonderies participant au programme RMAP et fournira des informations sur cette formation, y compris des informations sur le système de gestion de la qualité. ITSCI programme et fournira des informations sur cette formation, y compris son contenu, dans les rapports publics (par exemple, les rapports annuels) ou dans le cadre du ITSCI Groupe de parties prenantes.

[1] Lignes directrices de l'OCDE sur la diligence raisonnable pour des chaînes d'approvisionnement responsables de minerais provenant de zones affectées par des conflits ou à haut risque

[2] OCDE (2022) Le rôle des initiatives de durabilité dans la diligence raisonnable obligatoire. Note de politique générale.

[3] OCDE (2022) Le rôle des initiatives de durabilité dans la diligence raisonnable obligatoire. Note de politique générale.

[4] Méthodologie AA de l'OCDE. https://mneguidelines.oecd.org/OECD-Due-Diligence-Alignment-Assessment-Methodology.pdf

[5] Note de bas de page 3 des lignes directrices de l'OCDE sur la diligence raisonnable

[6] Site Internet de l'OCDE. https://www.oecd.org/corporate/industry-initiatives-alignment-assessment.htm

[7] OCDE (2022) Le rôle des initiatives de durabilité dans la diligence raisonnable obligatoire. Note de politique générale.

[8] OCDE (2022) Le rôle des initiatives de durabilité dans la diligence raisonnable obligatoire. Note de politique générale.

[9] OCDE (2022) Le rôle des initiatives de durabilité dans la diligence raisonnable obligatoire. Note de politique générale, p.15.

[10] Les détails des preuves et des consultations peuvent être inclus dans les sections confidentielles de l'outil. Les références peuvent également être codées par l'évaluateur pour une protection supplémentaire.

[11] Les détails des preuves et des consultations peuvent être inclus dans les sections confidentielles de l'outil. Les références peuvent également être codées par l'évaluateur pour une protection supplémentaire.